Σύμφωνα με τα στοιχεία που παρουσίασε στη διάρκεια της εκδήλωσης Startup Europe Week ο φορέας διαχείρισης προγραμμάτων ΚΕΠΑ-ΑΝΕΜ, το 20% τουλάχιστον των επιχειρήσεων που καταθέτουν φάκελο αποκλείονται λόγω έλλειψης δικαιολογητικών και μη τήρησης τυπικών προϋποθέσεων. Επίσης, παρατηρείται ότι ένας σημαντικός αριθμός επιχειρήσεων που υπέβαλαν πρόταση δεν την μελέτησε προτού κατατεθεί καθώς την υπέβαλε τρίτο πρόσωπο και συνήθως ο σύμβουλος.

Σας παρουσιάζουμε τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε κατά την προετοιμασία και την υποβολή του επιχειρηματικού σας σχεδίου στο πλαίσιο του νέου ΕΣΠΑ, έτσι ώστε να μην βρεθείτε στη δυσάρεστη θέση να απορριφθεί η αίτησή σας αλλά και τα σημεία που πρέπει να προσέξετε για την σωστή υλοποίηση του έργου και την επιτυχή ολοκλήρωση της χρηματοδότησης.

Αξίζει να σημειωθεί ότι 20-30% των επιχειρήσεων δεν υλοποιούν τα έργα τους αν και έχουν εγκριθεί, ενώ οκτώ-εννέα επιχειρήσεις στις δέκα ζητούν παράταση ολοκλήρωσης του έργου τους.

Κατά την φάση προκήρυξης - εκπόνησης του φακέλου υποβολής

• Είμαστε ενήμεροι για ό,τι νέο κυκλοφορεί. Επιλέγουμε μόνο τις επίσημες πηγές ενημέρωσης και δεν επηρεαζόμαστε από φήμες, γνωστούς. Αξιοποιούμε τα κοινωνικά δίκτυα και το διαδίκτυο 
• Μελετούμε προσεκτικά το επίσημο ενημερωτικό υλικό (οδηγός προγράμματος, συχνές ερωτήσεις-απαντήσεις, κλπ). 
• Ρωτάμε τους αρμόδιους για κάθε απορία. Η πρόσβαση στη γνώση δεν είναι πολυτέλεια, αλλά δικαίωμα και συνάμα υποχρέωσή μας. 
• Συμμετέχουμε σε εκδηλώσεις ενημέρωσης του προγράμματος 
• Γνωρίζουμε τις ανάγκες μας, τις δυνατότητες και ιεραρχούμε προτεραιότητες. 
• Δεν προσαρμόζουμε τις ανάγκες μας στο πρόγραμμα, αλλά συμμετέχουμε σε προγράμματα απολύτως προσαρμοσμένα σ’ αυτές. 
• Εξασφαλίζουμε την ίδια συμμετοχή. Η εμπειρία δείχνει ότι η υλοποίηση ενός 50% χρηματοδοτούμενου προγράμματος, απαιτεί την εξαρχής διαθεσιμότητα τουλάχιστον του 70% του προϋπολογισμού του έργου. 
• Είμαστε ρεαλιστές, δεν δηλώνουμε ενέργειες ή στόχους που είναι ανέφικτο να υλοποιηθούν σε ζητήματα αύξησης απασχόλησης και οικονομικών μεγεθών. 
• Αν χρησιμοποιήσουμε σύμβουλο, κάνουμε σοβαρή και εμπεριστατωμένη έρευνα ανεύρεσης του. Αν κάνουμε κάποιο λάθος στην επιλογή του συμβούλου, θα το πληρώσουμε αργότερα πολύ ακριβά. 
• Ελέγχουμε τον ΚΑΔ της δραστηριότητας μας και την ισχύ της άδειας λειτουργίας της επιχείρησής μας. Είναι «ύπουλα» δικαιολογητικά υποβολής και οι πιο συνηθισμένες αιτίες απόρριψης.
• Καταρτίζουμε τον πίνακα των δαπανών του έργου, σύμφωνα με τις πραγματικές μας ανάγκες και ύστερα από εκτεταμένη έρευνα αγοράς μέσω των σχετικών προσφορών. 
• Συγκεντρώνουμε έγκαιρα όλα τα απαραίτητα δικαιολογητικά, διαβάζοντας προσεκτικά το σχετικό κεφάλαιο του οδηγού εφαρμογής και πάντα σε στενή συνεργασία με τον σύμβουλο, τους μελλοντικούς προμηθευτές και τον λογιστή της επιχείρησης. 
• Τηρούμε ευλαβικά τα χρονοδιαγράμματα, δεν είμαστε επιχειρηματίες της τελευταίας στιγμής, δεν ελπίζουμε σε παρατάσεις. 
• Ελέγχουμε συνεχώς τον σύμβουλο για την πρόοδο συγγραφής της πρότασης και δεν του παραχωρούμε «λευκή» εξουσιοδότηση, στηριζόμενοι στην αυθεντία του και υπογράφοντας εν λευκώ ότι μας ζητείται. 
• Κρατάμε ένα αντίγραφο της πρότασης για το αρχείο μας για να ξέρουμε τι καταθέσαμε.

Κατά τη διαδικασία της έγκρισης της πρότασης και της υλοποίησης του έργου

• Είμαστε ενήμεροι για όλα τα θέματα που αφορούν την υλοποίηση (οδηγοί, τροποποιήσεις, συμβατικές ημερομηνίες, παραδοτέα, κλπ). 
• Έγκαιρα προγραμματίζουμε, υλοποιούμε, διασφαλίζουμε χρηματοροή για το έργο μας. 
• Πυκνώνουμε τις επαφές και συντονίζουμε την συνεργασία με όσους σχετίζονται με το έργο (σύμβουλοι, λογιστές, προμηθευτές) και ελέγχουμε την πρόοδο και την αποτελεσματικότητα τους. 
• Φροντίζουμε διαρκώς για τη σωστή οργάνωση και λειτουργία της επιχείρησης 
• Μη διστάσετε να ρωτάτε για ότι ζητήματα-απορίες έχετε. Οι απαντήσεις αυθεντίας από τους μη αρμόδιους «άσε εγώ ξέρω θα σου πω, μην ανησυχείς, θα μιλήσω εγώ εσύ μη μιλάς μαζί τους….» περισσότερο να σας προβληματίζουν παρά να σας ανακουφίζουν. 
• Μελετήστε προσεκτικά τον οδηγό υλοποίησης πριν υποβάλετε αιτήματα ελέγχου.
  • Η γρήγορη διευθέτηση - ολοκλήρωση των αιτημάτων ελέγχου που υποβάλλονται εξαρτάται σε μεγάλο ποσοστό από την αρχική πληρότητα των δικαιολογητικών που συνοδεύουν τα αιτήματα. Σύμφωνα με τα στοιχεία των έργων που διαχειρίζεται το ΚΕΠΑ-ΑΝΕΜ στο ΕΣΠΑ 2007-2013, μόλις 1 στα 10 αιτήματα ελέγχου υποβάλλονται με αρχική πληρότητα άνω του 70%. Τα παραπάνω έργα συνήθως ολοκληρώνονται (αποπληρωμή) εντός 30 ημερών.
• Υποβολή σωστών Αιτήσεων Ελέγχου και συνοδευτικών παραστατικών συνεπάγεται γρήγορο επιτόπου έλεγχο, γρήγορη πιστοποίηση-παραλαβή του έργου και τελικώς γρήγορη αποπληρωμή του. Η έκθεση ελέγχου αποτελείται από τα παρακάτω παραστατικά:    
  • Ορθά συμπληρωμένη και υπογεγραμμένη αίτηση ελέγχου
  • Παραστατικά δαπανών (Τιμολόγια, ΑΠΥ, ΤΠΥ), πληρωμών και λογιστικές εγγραφές
  • Τα παραδοτέα ανά κατηγορία δαπάνης που αποτελούν αναγκαία τεκμήρια καλής υλοποίησης.
  • Δεν υπογράφουμε την αίτηση ελέγχου χωρίς να τη δούμε πρώτα. 
• Ζητήστε έγκαιρα τα απαραίτητα παραδοτέα από τους προμηθευτές σας πριν ολοκληρωθεί η συναλλαγή μαζί τους (έκδοση και εξόφληση παραστατικών). Συνήθη παραδοτέα είναι:
  • Βεβαιώσεις προμηθευτών για εξοπλισμό-λογισμικό. 
  • Αντίγραφα πιστοποιητικών CE ή δηλώσεων συμμόρφωσης για τον εξοπλισμό που προβλέπεται από την νομοθεσία 
  • Άδειες χρήσης λογισμικού
  • Πλήρης φάκελος τεκμηρίωσης ενεργειών διαφήμισης και προβολής της επιχείρησης 
  • Οικοδομική άδεια
  • Άδεια Λειτουργίας
• Συνεργαστείτε με το λογιστή σας για τα απαιτούμενα λογιστικά έγγραφα που απαιτούνται από το πρόγραμμα, όπως παραστατικά αγοράς και εξόφλησης. Να είναι ενήμερος για τα παραστατικά του έργου.
• Φροντίστε για την καλή προετοιμασία του επιτόπιου ελέγχου. Ο εξοπλισμός θα πρέπει να είναι σε θέση λειτουργίας και έτοιμος προς επίδειξη από τον υπεύθυνο του έργου. 
• Μεριμνήστε για την τήρηση των προδιαγραφών που αφορούν ΑΜΕΑ. 
• Ενημερωθείτε για τους στόχους – υποχρεώσεις του προγράμματος για να μη βρεθείτε προ δυσάρεστων εκπλήξεων. 
• Να θυμάστε πάντα ότι ακόμα και εγκεκριμένες δαπάνες μπορεί να περικοπούν εάν δεν εξυπηρετούν τους στόχους του έργου ή είναι μη επιλέξιμες και εκ παραδρομής εγκρίθηκαν. Αξιοποιείστε τις νέες τεχνολογίες. 
• Σχεδιάστε σωστά και με αναλυτική τεκμηρίωση τις όποιες τροποποιήσεις θέλετε να προχωρήσετε. Αναδείξτε το έργο σας με κατάλληλες ενέργειες. Προωθήστε τη συμβολή της ΕΕ στη χρηματοδότηση του έργου σας αναρτώντας την απαιτούμενη αναμνηστική πινακίδα. 
• Τηρείτε ευλαβικά τις υποχρεώσεις σας μετά την ολοκλήρωση του έργου.

Πηγή