ΚΑΤΕΥΘΥΝΤΗΡΙΑ ΟΔΗΓΙΑ ΤΗΣ ΔΙΑΠΙΣΤΕΥΣΗΣ ΚΑΤΑ ΕΛΟΤ EN ISO/IEC 17065:2012 ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΚΑΤΑΤΑΞΗΣ ΤΩΝ ΞΕΝΟΔΟΧΕΙΑΚΩΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ & ΤΩΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ ΕΝΟΙΚΙΑΖΟΜΕΝΩΝ ΔΩΜΑΤΙΩΝ ΣΕ ΑΣΤΕΡΙΑ ΚΑΙ ΚΛΕΙΔΙΑ

1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ

Το παρόν κείμενο αφορά στις απαιτήσεις, που λαμβάνονται υπόψη κατά την αξιολόγηση φορέων πιστοποίησης (Φ.Π) από το Ε.ΣΥ. . με σκοπό την διαπίστευση τους για την διενέργεια επιθεωρήσεων σχετικά με την κατάταξη ξενοδοχείων και ενοικιαζόμενων δωματίων σε κατηγορίες αστέρων και κλειδιών αντίστοιχα. Το Ε.ΣΥ. . συνεργάζεται για τον σκοπό αυτό με το Ξ.Ε.Ε και άλλους αρμόδιους Οργανισμούς με κοινό στόχο την αξιοπιστία του συστήματος κατάταξης επ’ ωφελεία του Ελληνικού τουριστικού τομέα. Το Ε.ΣΥ. . διαπιστεύει φορείς (Φ.Π) που ορίζονται στο άρθρο 2 της ΥΑ 219/ 2015 για την διενέργεια επιθεωρήσεων για την κατάταξη ξενοδοχείων και ενοικιαζόμενων δωματίων σε κατηγορίες αστέρων και κλειδιών αντίστοιχα σύμφωνα με το διεθνές πρότυπο ΕΛΟΤ ΕΝ ISO/IEC 17065:2012, και τις απαιτήσεις της Νομοθεσίας όπως περιγράφεται παρακάτω:

• Y.A αρ. 21185(ΦΕΚ 2840/Β/ 22.10.2014
• Υ.Α αρ. 216 (ΦΕΚ 10/Β/09.01.2015)
• Υ.Α αρ. 219 (ΦΕΚ 14/Β/12.01.2015) και όπως ισχύουν

Το Ε.ΣΥ.Δ. κατά την διάρκεια ισχύος της Διαπίστευσης και των αξιολογήσεων που πραγματοποιεί λαμβάνει υπόψη του ευρήματα από κρατικούς ή μη φορείς (π.χ Ξενοδοχειακά Επιμελητήρια, κρατικές υπηρεσίες και καταναλωτές) με σκοπό την διασφάλιση της αξιοπιστίας της Διαπίστευσης. Τα θέματα ασφαλείας και γενικότερης νομιμότητας καλύπτονται από το ειδικό σήμα λειτουργίας και δεν αποτελούν αντικείμενο της παρούσης επιθεώρησης.

2. ΟΡΙΣΜΟΙ

Για τους σκοπούς του παρόντος Κανονισμού ισχύουν οι παρακάτω ορισμοί:

«Φορέας»: Φορέας Ελέγχου και Πιστοποίησης (που στο παρόν κείμενο θα αποκαλείται φορέας Πιστοποίησης Φ.Π για την Κατάταξη των Τουριστικών Καταλυμάτων σε Κλειδιά και Αστέρια) , είναι νοµική οντότητα, που διαθέτει διαπίστευση από το ΕΣΥΔ κατά ΕΛΟΤ EN ISO/IEC 17065:2012 ‘’ΠΡΟΑΙΡΕΤΙΚΟΣ ΤΟΜΕΑΣ Η/ΚΑΙ ΣΥΜΦΩΝΑ ΜΕ ΤΙΣ ΕΘΝΙΚΕΣ ΚΑΝΟΝΙΣΤΙΚΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ’’ στο αντίστοιχο πεδίο,έτσι ώστε να διεξάγει ε π ι θ ε ώ ρ η σ η και να χορηγεί πιστοποίηση συμμόρφωσης σύμφωνα µε τον «Ν.4276/2014» και τη σχετική κείμενη και επικαιροποιημένη Εθνική νομοθεσία.

«Υφιστάμενα καταλύματα»: Υφιστάμενα καταλύματα είναι εκείνα τα καταλύματα τα οποία διαθέτουν το Ειδικό Σήμα Λειτουργίας (προσωρινό ή μόνιμο)

«Νέα καταλύματα» : Νέα καταλύματα είναι εκείνα τα καταλύματα τα οποία τα οποία δεν διαθέτουν το Ειδικό Σήμα Λειτουργίας και πρόκειται να ταξινομηθούν για πρώτη φορά

«Προς αναβάθμιση καταλύματα» : Προς αναβάθμιση καταλύματα είναι εκείνα τα καταλύματα τα οποία πρόκειται να αλλάξουν κατηγορία

3. ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΑΥΤΟΤΕΛΕΙΑ –ΑΝΕΞΑΡΤΗΣΙΑ ΤΩΝ Φ.Π

Γενικά

Η αξιοπιστία των Φ.Π, διασφαλίζεται από το νομικό πλαίσιο, τους κανονισμούς λειτουργίας, την οργανωτική διάρθρωση, τη διοικητική και την οικονομική τους αυτοτέλεια όπως αυτή περιγράφεται στο πρότυπο ΕΛΟΤ ΕΝ ISO/IEC 17065:2012. Σύμφωνα με το διεθνές πρότυπο ΕΛΟΤ ΕΝ ISO/IEC 17065:2012, ο διαπιστευμένος από το Ε.ΣΥ. . Φορέας πρέπει να είναι δομημένος, έτσι ώστε να εξασφαλίζει διαχωρισμό των δραστηριοτήτων, οι οποίες θα μπορούσαν να προκαλέσουν σύγκρουση συμφερόντων.

3.1. Για τους παραπάνω λόγους εξετάζεται η ανεξαρτησία του φορέα, όπως αυτή προκύπτει από τις ετήσιες δημοσιευμένες οικονομικές καταστάσεις ή άλλα επίσημα οικονομικά αρχεία. Πρέπει να τεκμηριώνεται ότι οι εταιρείες, οι οποίες λειτουργούν ως φορείς πιστοποίησης (ΦΠ):

• Εφόσον έχουν πάνω από 2 κλεισμένες χρήσεις ετών ο μέσος όρος των οικονομικών χρήσεων των τελευταίων δύο ετών να μην είναι ζημιογόνος ή να διαθέτουν θετική κεφαλαιακή επάρκεια 25.000 ευρώ η οποία να προκύπτει από τεκμηρίωση όπως π.χ δημοσιευμένους ισολογισμούς.
• Εφόσον δεν έχουν κλεισμένες χρήσεις να έχουν μετοχικό ή εταιρικό κεφάλαιο τουλάχιστον 25.000€.
• Έχουν τιμολογιακή πολιτική η οποία είναι εύλογη σε όλους τους ενδιαφερόμενους, κοινή προς όλους τους πελάτες και καλύπτει τις δαπάνες για πιστοποίηση.

3.2.Ασφάλεια Επαγγελματικής Ευθύνης

Οι Φ.Π σε εφαρμογή του προτύπου έχουν την υποχρέωση ασφάλισης έναντι επαγγελματικής ευθύνης. Το ύψος του ασφαλισμένου κεφαλαίου της επαγγελματικής ευθύνης ανέρχεται στα 500.000€ κατ’ ελάχιστο.

3.3.Εμπιστευτικότητα

Πληροφορίες που αφορούν την αιτούσα επιχείρηση, περιλαμβανομένων των στοιχείων που αφορούν τις υπηρεσίες και τις διεργασίες, τις αναφορές αξιολόγησης και την αντίστοιχη τεκμηρίωση θα μεταχειρίζονται ως εμπιστευτικές (εκτός από αντίθετη απαίτηση του νόμου). Καμία πληροφορία δε θα μεταδίδεται σε τρίτους χωρίς προηγούμενη συμφωνία της αιτούσας επιχείρησης, εκτός της περίπτωσης που αυτό απαιτείται από το αρμόδιο Υπουργείο και τις Υπηρεσίες του, τις αρμόδιες αρχές, το Ε.ΣΥ. και το Ξ.Ε.Ε.. Ο Φ.Π θα διατηρεί το ιστορικό πιστοποίησης των επιχειρήσεων για 6 έτη.

4. ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ ΓΙΑ ΤΟΝ Φ.Π.

4.1.   Γενικές Απαιτήσεις

Οι Φ.Π θα πρέπει να τηρούν τουλάχιστον τα κάτωθι:

• να εφοδιάζουν με τον απαραίτητο τεχνολογικό εξοπλισμό τους επιθεωρητές τους.

• να ενημερώνουν τους πελάτες τους για κάθε τροποποίηση των κανονισμών πιστοποίησης τους.

4.2. Ειδικές απαιτήσεις για την Επιθεώρηση

Οι Φ.Π. πρέπει να τηρεί τα παρακάτω σημεία:

• οι επιθεωρητές του Φ.Π. πρέπει να καλύπτουν τις απαιτήσεις του Παραρτήματος Ι.
• οι ΦΠ, οι επιθεωρητές τους και το εμπλεκόμενο προσωπικό, δεν πρέπει να έχουν συμμετάσχει ή/και εμπλακεί με οποιοδήποτε τρόπο σε καμία από τις διαδικασίες αδειοδότησης κατά τρόπο που να διακινδυνεύει την αξιοπιστία των αποτελεσμάτων της επιθεώρησης.
• να συμπληρώνουν με πληρότητα και σαφήνεια τα ενιαία έντυπα που θα εκπονήσει για τον σκοπό της κατάταξης το ΞΕΕ (π.χ. ερωτηματολόγια επιθεώρησης , έντυπα τεχνικής έκθεσης κλπ).
• Κατά την επιτόπια επίσκεψη στα καταλύματα θα αποστέλλεται με ηλεκτρονικό τρόπο στο ΞΕΕ η προσωρινή τεχνική έκθεση επιθεώρησης με όλα τα ευρήματα αυθημερόν εφόσον είναι δυνατόν.
• Οι Φ.Π κατά την επιτόπια επίσκεψη στα καταλύματα θα πρέπει να λάβουν φωτογραφικό υλικό το οποίο θα ληφθεί κατά την διάρκεια της επιθεώρησης και θα περιλαμβάνει φωτογράφηση των εγκαταστάσεων του προς επιθεώρηση καταλύματος (όπως δωμάτια, χώροι εστίασης, υποδοχής, parking κλπ) και των μη συμμορφούμενων σημείων. Η φωτογράφηση θα περιλαμβάνει ακόμη φωτογραφίες των επιθεωρητών του φορέα με το προς επιθεώρηση κατάλυμα.
• Η τελική έκθεση επιθεώρησης θα αποστέλλεται στον ιδιοκτήτη του καταλύματος και οπουδήποτε είναι αναγκαίο μετά από συμφωνία μαζί του όπως προβλέπεται από την νομοθεσία και το πρότυπο.

5. ΔΕΙΓΜΑΤΟΛΗΨΙΑ ΚΑΙ ΕΠΙΛΟΓΗ ΚΑΤΑΛΥΜΑΤΩΝ

Η επιλογή του δείγματος προς επιθεώρηση θα πρέπει να βασίζεται σε μεθόδους οι οποίες διασφαλίζουν την αντιπροσωπευτικότητα. Το δείγμα προς επιθεώρηση υφιστάμενων καταλυμάτων βασίζεται στον παρακάτω πίνακα και υπολογίζεται κλιμακωτά. Ανάλογα με τον αριθμό των δωματίων προστίθεται από κάθε κατηγορία το δείγμα (δ)

ΠΙΝΑΚΑΣ  1:  ΚΛΙΜΑΚΩΤΗ  ΔΕΙΓΜΑΤΟΛΗΨΙΑ  ΔΩΜΑΤΙΩΝ  ΓΙΑ  ΥΦΙΣΤΑΜΕΝΑ  ΚΑΙ  ΝΕΑ ΚΑΤΑΛΥΜΑΤΑ

ΣΗΜΕΙΩΣΗ:

α/Στην αναβάθμιση καταλυμάτων επιθεωρείται το 50% της δειγματοληψίας που προκύπτει από τον Πίνακα 1 εφόσον έχει ελεγχτεί με την συγκεκριμένη Οδηγία του Ε.ΣΥ.

β/ Στο παραπάνω ποσοστό επιθεωρούμενων δωματίων περιλαμβάνονται έλεγχοι για όλους τους τύπους των δωματίων και σε όλες τις πτέρυγες του καταλύματος σε αναλογία με τον παραπάνω τύπο

Το δείγμα θα διατηρεί την αναλογία των μονόκλινων, δίκλινων κλπ δωματίων και σε όλες τις πτέρυγες.

• Ξενοδοχείο διαθέτει 200 δωμάτια και είναι 3 αστέρων, από τον Πίνακα 1 προκύπτει ότι o αριθμός δείγματος των δωματίων για την επιθεώρηση του ξενοδοχείου είναι: από 1-60 δωμάτια (δ) = 0,25Χ60 (δωμάτια) = 15, από 61-200 δωμάτια (δ) = 0,20Χ140 (δωμάτια) = 28, σύνολο: (δ) = 15+28 = 43 δωμάτια
• Ξενοδοχείο διαθέτει 100 δωμάτια και είναι 2 αστέρων, από τον Πίνακα 1 προκύπτει ότι o αριθμός δείγματος των δωματίων για την επιθεώρηση του ξενοδοχείου είναι: από 1-60 δωμάτια (δ) = 0,25Χ60 (δωμάτια) = 15, από 61-200 δωμάτια (δ) = 0,20Χ40 (δωμάτια) = 8, σύνολο: (δ) = 15+8 = 23 δωμάτια
• Ξενοδοχείο διαθέτει 300 δωμάτια και είναι 4 αστέρων, από τον Πίνακα 1 προκύπτει ότι o αριθμός δείγματος των δωματίων πού προκύπτει για την επιθεώρηση του ξενοδοχείου είναι: από 1-60 δωμάτια (δ) = 0,25 Χ 60 (δωμάτια) = 15, από 61-200 δωμάτια (δ) = 0,20 Χ 140 (δωμάτια) = 28, από 201-600 δωμάτια (δ) = 0,15 Χ 100 (δωμάτια) = 15, σύνολο: (δ) = 15+28+15 = 58 δωμάτια

ΠΙΝΑΚΑΣ 2 : ΕΛΑΧΙΣΤΕΣ ΑΠΑΙΤΟΥΜΕΝΕΣ ΑΝΘΡΩΠΟΩΡΕΣ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗΣ ΔΕΙΓΜΑΤΟΣ

ΣΗΜΕΙΩΣΗ:

• Ο ελάχιστος χρόνος επιτόπιας επιθεώρησης είναι 4 ώρες
• Σε κάθε περίπτωση προστίθενται επιπλέον πάγιος χρόνος διαχείρισης 4 ωρών
• Επιπλέον χρόνος 4 ωρών προστίθεται για τα νέα καταλύματα
• Κατά την διάρκεια των ελάχιστων απαιτούμενων ημερών της επιθεώρησης θα επιθεωρούνται όλοι οι τύποι των δωματίων σε όλες τις πτέρυγες των καταλυμάτων.

ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ :

α/Για υφιστάμενο 3 αστέρων ξενοδοχείο, 200 δωματίων οι ελάχιστες απαιτούμενες ανθρωποώρες επιθεώρησης είναι 0,62 Χ 43 = 27 ώρες

β/ Για υφιστάμενο 2 αστέρων ξενοδοχείο, 100 δωματίων οι ελάχιστες απαιτούμενες ανθρωποώρες επιθεώρησης είναι 0,55 Χ 23 = 13 ώρες

β/ Για υφιστάμενο 4 αστέρων ξενοδοχείο, 300 δωματίων οι ελάχιστες απαιτούμενες ανθρωποώρες επιθεώρησης είναι 0,69 Χ 61 = 42 ώρες

6. ΕΙΔΙΚΕΣ ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ ΓΙΑ ΤΙΣ ΕΙΣΗΓΗΣΕΙΣ

Η διαδικασία άρσης των μη συμμορφώσεων στις περιπτώσεις όπου είναι δυνατόν και της ανασκόπησης του εντύπου της επιθεώρησης, η τελική έκθεση μαζί με την Βεβαίωση θα πρέπει να ολοκληρώνεται εντός χρονικού ορίου που προσδιορίζεται από την Νομοθεσία.

7. ΕΠΕΚΤΑΣΗ Η ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΟΣ ΤΟΥ ΠΕΔΙΟΥ ΤΟΥ Φ.Π

Οι Φ.Π. μπορούν να επιλέξουν να παρέχουν υπηρεσίες είτε και στους δύο κλάδους κατάταξης (ξενοδοχεία – ενοικιαζόμενα διαμερίσματα/δωμάτια), είτε σε έναν από τους δύο της επιλογής τους. Οι Φ.Π. που θέλουν να τροποποιήσουν το πεδίο πιστοποίησης, είτε αφορά την επέκταση, είτε τον περιορισµό, οφείλουν να το δηλώσουν μέσω αίτησης στο Ε.ΣΥ.Δ.

8. ΕΛΕΓΧΟΣ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΠΡΙΝ ΤΗΝ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗ

Σε κάθε περίπτωση και πριν την διεξαγωγή της επιθεώρησης ο Φ.Π θα πρέπει να έχει στην διάθεση του τουλάχιστον τα παρακάτω έγγραφα:

1. To Ειδικό Σήμα Λειτουργίας εν ισχύ (νέα και υφιστάμενα, Χωρίς Ειδικό Σήμα Λειτουργίας δεν διενεργείται επιθεώρηση και κατάταξη)

2. Το ερωτηματολόγιο το οποίο προκύπτει από την εφαρμογή των κριτηρίων της νομοθεσίας συμπληρωμένο από τον ιδιοκτήτη του καταλύματος για την κατάταξη του καταλύματος σε συγκεκριμένη κατηγορία αστέρων ή κλειδιών.
3. Το σύνολο των τελικών κατόψεων εγκεκριμένο από αρμόδια αρχή στις οποίες αποτυπώνονται π.χ όλα τα καταστήματα υγειονομικού ενδιαφέροντος, οι κολυμβητικές δεξαμενές, καθώς και οποιοσδήποτε άλλος χώρος αποτελεί κριτήριο κατάταξης. Σε περιπτώσεις όπου δεν είναι δυνατή η αποστολή του συνόλου των τελικών κατόψεων αυτά μπορούν να είναι διαθέσιμα και επιτόπου.
4. Πιστοποιητικά, βεβαιώσεις, έγγραφα που να αποδεικνύουν την πλήρωση κριτηρίων κατάταξης όπως περιγράφονται στις παρατηρήσεις για το κάθε κριτήριο κατάταξης στις αντίστοιχες Υ.Α ή ερμηνευτικές εγκυκλίους. Τα πιστοποιητικά εφόσον αντιστοιχούν σε Ευρωπαϊκά ή διεθνή πρότυπα πρέπει να τα έχουν εκδώσει φορείς διαπιστευμένοι από το Ε.Σ.Υ.Δ. ή άλλους ομότιμους προς το Ε.ΣΥ.Δ. φορείς πού να ανήκουν στις Συμφωνίες αμοιβαίας αναγνώρισης της ΕΑ.
5. Πρέπει να υπάρχει νόμιμη διαδικασία σύμβασης μεταξύ Φ.Π και ιδιοκτήτη καταλύματος.
6. Τα πιστοποιητικά που θα εκδοθούν με βάση το πρότυπο ΕΛΟΤ ΕΝ ISO/IEC 17065:2012 θα έχουν 5ετή διάρκεια.

Δίνεται η δυνατότητα στον ιδιοκτήτη των καταλυμάτων να ζητήσει έκτακτη επιθεώρηση σε περίπτωση σημαντικών αλλαγών.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ι ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ ΓΙΑ ΤΟΥΣ ΕΠΙΘΕΩΡΗΤΕΣ – ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ του Φ.Π.

Εκτός των απαιτήσεων για το εξειδικευμένο προσωπικό που θέτει το πρότυπο ΕΛΟΤ ΕΝ ISO/IEC 17065:2012 καθορίζονται και οι παρακάτω γενικές απαιτήσεις για το προσωπικό και επιθεωρητές των Φ.Π. Προκειμένου να πραγματοποιεί επιθεωρήσεις ο Φ.Π. πρέπει να απασχολεί/να συμβάλλεται μόνο με επιθεωρητές που πληρούν τις παρακάτω απαιτήσεις. Ο Φ.Π. γνωστοποιεί στο Ξ.Ε.Ε. το μητρώο των επιθεωρητών του οι οποίοι έχουν αξιολογηθεί και προορίζονται για την κατάταξη των καταλυμάτων. Για την αξιολόγηση των κριτηρίων των επιθεωρητών λαμβάνονται υπόψη η επιστημονική κατάρτιση όπως προκύπτει από τα αντίστοιχα αναγνωρισμένα πτυχία, καθώς και η εξειδίκευση – εμπειρία όπως τεκμηριωμένα προκύπτει με την ενασχόληση σε αντικείμενο που κρίνεται συναφές.

Επιθεωρητές

-Εκπαιδεύσεις επιθεωρητών του φορέα.

1. Οι επιθεωρητές του φορέα θα πρέπει να έχουν πραγματοποιήσει εκπαίδευση τουλάχιστον 16 ωρών σε συστήματα διαχείρισης και τις τεχνικές επιθεώρησης συστημάτων σύμφωνα με τα πρότυπα ΕΛΟΤ ΕΝ ISO 9001 και ΕΛΟΤ ΕΝ ISO 19011. Η εκπαίδευση αυτή επαναλαμβάνεται όταν κριθεί ότι οι απαιτήσεις για την πιστοποίηση μεταβάλλονται ουσιωδώς.

1. Οι επιθεωρητές του φορέα θα πρέπει να έχουν πραγματοποιήσει εκπαίδευση τουλάχιστον 16 ωρών σχετική με τις απαιτήσεις για την πιστοποίηση και τις τεχνικές επιθεώρησης εφαρμοσμένες στα κριτήρια κατάταξης (υποχρεωτικά και βαθμολογούμενα) πού περιγράφονται στην σχετική νομοθεσία καθώς και να πραγματοποιούν εκπαιδεύσεις που διοργανώνει το ΞΕΕ.

Αποδεκτές ειδικότητες για την επιθεώρηση είναι ενδεικτικά οι Απόφοιτοι Ανώτερων Σχολών Τουριστικών Επαγγελμάτων ξενοδοχειακής κατεύθυνσης, Απόφοιτοι Σχολών όλων των ειδικοτήτων (πλην θεωρητικών) και μπορούν να τεκμηριώσουν εμπειρία τουλάχιστον 5 επιτοπίων επιθεωρήσεων και ως εκπαιδευόμενοι (σε όλα τα πρότυπα). Σε κάθε περίπτωση ο φορέας πρέπει να διαθέτει τουλάχιστον ένα Διπλωματούχο Μηχανικό ΑΕΙ ή ΑΤΕΙ (τεχνολογικής κατεύθυνσης ,συναφούς αντικειμένου) εκπαιδευμένο σε μετρήσεις αποστάσεων και έλεγχο σχεδίων, έτσι ώστε να τεκμηριώνεται ο έλεγχος των σχεδίων του προς επιθεώρηση καταλύματος από αυτόν.Εφόσον κρίνεται αναγκαίο επιθεωρητές των παραπάνω κατηγοριών μπορούν να συγκροτούν Ομάδες επιθεώρησης με σκοπό αποτελεσματική και αξιόπιστη επιθεώρηση.