Τα συστήματα διαχείρισης ποιότητας ISO ή τύπου ISO περιλαμβάνουν ένα ογκώδες εγχειρίδιο αποτελούμενο από διαδικασίες, διεργασίες, μεθόδους, οδηγίες χρήσης, έντυπες λίστες ελέγχου, ερωτηματολόγια ικανοποίησης, έντυπα μετρήσεων, στατιστικές επεξεργασίες μετρήσεων κλπ, που απαιτούνται για την τεκμηρίωση της εφαρμογής του προτύπου ποιότητας. Μέχρι πρότινος η διαχείριση όλων αυτών των εντύπων, γίνονταν χειρωνακτικά και έντυπα καταναλώνοντας μεγάλο τμήμα του εργασιακού χρόνου από τους υπεύθυνους του συστήματος. Εδώ και μερικά χρόνια, τα πρότυπα αναφέρονται και στην δυνατότητα της ηλεκτρονικής τεκμηρίωσης. Στο παρόν άρθρο παρουσιάζουμε την διαδικτυακή χρήση του Joomla, μέσω Google Chrome, ως ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης ποιότητας του ISO 9001, όπως το έχουμε εξελίξει μέχρι τώρα.
Τι είναι το Joomla
Το Joomla είναι μία πλατφόρμα ανοιχτού κώδικα για την ανάπτυξη και προβολή διαδικτυακού περιεχομένου. Με άλλα λόγια, το Joomla παράγει ιστοσελίδες. Ο αρχικός εγκαταστάτης του Joomla, αποτελεί και τον διαχειριστή του, είναι αυτός δηλαδή που γνωρίζει αρκετά πράγματα από τις λειτουργίες του Joomla και το στήνει σύμφωνα με τις επιθυμίες του ή τις επιδιώξεις του πελάτη του.
Το Joomla ως πλατφόρμα του ISO 9001
Το Joomla υπερκαλύπτει τις απαιτήσεις ανάπτυξης και λειτουργίας του ISO 9001. Ποιές είναι οι βασικές απαιτήσεις ανάπτυξης και λειτουργίας του ISO 9001;
- Τεχνικός σύμβουλος ανάπτυξης ISO
- Κειμενογράφος
- Διορθωτής κειμένου
- Αποθήκευση σε αρχείο
- Εκτύπωση κειμένου
- Ταξινόμηση εγγράφων
- Αρχειοθέτηση εγγράφων
- Ορισμός χρηστών του συστήματος
- Ορισμός αρμοδιοτήτων στους χρήστες
- Ορισμός δικαιωμάτων χρηστών
- Εντολή σύνταξης κειμένου
- Αποστολή κειμένου για έλεγχο
- Επιστροφή κειμένου για διόρθωση
- Έγκριση τελικής μορφής του κειμένου
- Backup των παραχθέντων κειμένων
Αυτές είναι μερικές από τις βασικές δομικές εργασίες που εάν συνδεθούν κατάλληλα σε ένα διάγραμμα ροής εργασιών μπορεί να παραχθεί μια περισσότερο πολύπλοκη εργασία, διεργασία, διαδικασία κλπ ώστε να παραχθεί ένα επιθυμητό αποτέλεσμα, π.χ. η αποστολή προσφοράς σε πελάτη, η παραγγελιοληψία, η παράδοση, η τιμολόγηση, η πληρωμή, η επιστροφή προϊόντος κλπ.
Οπτικοποίηση του ISO 9001 σε ιστοσελίδες
Σε όλες τις ιστοσελίδες, που θα αναπτυχθούν μέσω Joomla, υπάρχει μενού επιλογών, ώστε να φαίνονται άμεσα όλα τα έγγραφα - τεκμήρια του συστήματος, π.χ. το εγχειρίδιο ποιότητας του συστήματος, τα έγγραφα των διαδικασιών, τα έγγραφα των διεργασιών και τα έντυπα που θα παράγονται σε τακτά διαστήματα (λίστες ελέγχου, μετρήσεις κλπ.)
Για παράδειγμα, πλησιάζοντας τον κέρσορα του ποντικιού στις ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ, αυτόματα ξεδιπλώνεται μία λίστα επιλογής.
Με κλικ στο μενού ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ φαίνονται υπό μορφή πίνακα όλα τα πρότυπα έγγραφα που έχουν ενταχθεί στην κατηγορία ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ.
Με κλικ, π.χ. στο πρότυπο έγγραφο Αλλαγές Διαχείρισης, είτε από το μενού ή από τον προαναφερόμενο πίνακα εμφανίζεται το αντίστοιχο πρότυπο έγγραφο.
Εσωτερικές λειτουργίες ISO 9001 σε ιστοσελίδες
Σε κάθε ιστοσελίδα εγγράφου υπάρχουν 3 λειτουργίες:
- η δυνατότητα εκτύπωσης της ιστοσελίδας σε εκτυπωτή ή σε άλλο ηλεκτρονικό αρχείο (πχ pdf)
- η δυνατότητα αποστολής της ιστοσελίδας σε κάποιον χρήστη (πελάτης ή συνεργάτης) που πρέπει να ενημερωθεί για το περιεχόμενο.
- η δυνατότητα διόρθωσης του περιεχομένου της ιστοσελίδας με ειδικό κειμενογράφο
Μία τέταρτη λειτουργία είναι η αυτόματη παρακολούθηση των εκδόσεων του εγγράφου. Κάθε φορά που ο χρήστης σώζει μία αλλαγή στο περιεχόμενο της ιστοσελίδας, παράγεται πίνακας εκδόσεων εγγράφου. Ο χρήστης έχει την δυνατότητα να απεικονίσει συγκριτικά 2 εκδόσεις για να δει οπτικά τις αλλαγές. Επίσης μπορεί να επιλέξει την ενεργοποίηση εμφάνισης μιας παλιότερης έκδοσης.
Επίσης, μία πέμπτη λειτουργία της ιστοσελίδας είναι η δυνατότητα της προσθήκης συνημμένων αναφορών.
Ο χρήστης μπορεί να προσθέσει διάφορα συνημμένα όπως αρχεία ή διαδικτυακές διευθύνσεις που σχετίζονται με το περιεχόμενο της συγκεκριμένης ιστοσελίδας.
Αυτόματη παραγωγή εγγράφων συχνής χρήσης
Από την στιγμή που θα εγκριθεί και τεθεί σε λειτουργία ένα σύστημα διαχείρισης ποιότητας, ο μεγαλύτερος πονοκέφαλος για τους υπευθύνους του συστήματος είναι η παραγωγή, εκτύπωση, συμπλήρωση και αρχειοθέτηση εκείνων των εντύπων που τεκμηριώνουν την εφαρμογή του συστήματος.
Μία αξιοσημείωτη δυνατότητα του ηλεκτρονικού συστήματος είναι να παράγει πρότυπες μορφές εγγράφων ανά είδος και να δίνει τη δυνατότητα στον χρήστη να τα πληρεί με στοιχεία από τακτικούς ελέγχους και μετρήσεις. Τέτοια έντυπα μπορεί να είναι:
- Μία φόρμα ελέγχου απαιτήσεών μας για προμηθευτές
- Μία φόρμα αξιολόγησης προμηθευτών
- Μία φόρμα απαίτησης διορθώσεων προς προμηθευτή
- Μία φόρμα παραγγελίας πελάτη
- Μία φόρμα περιγραφής καθηκόντων νέας εργασιακής θέσης
- Μία φόρμα μη συμμόρφωσης παρεχόμενης υπηρεσίας
- Μία φόρμα μη συμμόρφωσης παρεχόμενου προϊόντος
- Μία φόρμα συνεδρίασης και απόφασης του ΔΣ της επιχείρησης
- Μία φόρμα εσωτερικής επιθεώρησης του εφαρμοζόμενου προτύπου
- Μία φόρμα συντήρησης εξοπλισμού
- Μία φόρμα εκπαίδευσης εργαζομένου
- Μία φόρμα συλλογής απόψεων από εργαζόμενους
- Μία φόρμα αξιολόγησης εργαζόμενου
- Μία φόρμα παραπόνων από πελάτες
- Μία φόρμα καλιμπραρίσματος σε μηχανήματα
- κλπ
Ο κατάλογος των προτύπων φορμών δεν έχει τέλος και εξαρτάται από το είδος και μέγεθος της επιχείρησης. Αλλά ας δούμε πως εφαρμόζεται στο ηλεκτρονικό σύστημα ISO 9001 που έχουμε αναπτύξει.
Για παράδειγμα, ο χρήστης του συστήματος, που του έχει ανατεθεί να κάνει μετρήσεις καλιμπραρίσματος σε ένα μηχάνημα, θα πλησιάσει το μενού ΕΝΤΥΠΑ με τον κέρσορα και θα κάνει κλικ στην υποεπιλογή Νέο έγγραφο.
Αμέσως εμφανίζεται στην ιστοσελίδα ο κειμενογράφος νέου εγγράφου από τον οποίο επιλέγει το πλήκτρο Calibration Record.
Αυτομάτως ο κειμενογράφος γεμίζει με την φόρμα του πρότυπου εντύπου Calibration Record και ως τίτλος στο έντυπο δίνεται "Calibration Record-Ημερομηνία+ώρα". Πατώντας το πλήκτρο Save στο κάτω μέρος του κειμενογράφου αποθηκεύουμε το έντυπο με τον προαναφερόμενο τίτλο και βγαίνουμε αυτόματα από τον κειμενογράφο.
Εφόσον θελήσουμε να δούμε μία λίστα όλων των εντύπων με τίτλο Calibration Record θα πλησιάσουμε το μενού ΕΝΤΥΠΑ με τον κέρσορα και θα κάνουμε κλικ στην υποεπιλογή Calibration Record.
Αυτομάτως εμφανίζεται στην ιστοσελίδα ένας πίνακας με τα δημιουργημένα έντυπα τύπου Calibration Record.
Επιλέγοντας το έντυπο που θέλουμε στην ουσία το απεικονίζουμε στην ιστοσελίδα μας με την δυνατότητα να:
- μπούμε εντός του κειμενογράφου για να προσθέσουμε μετρήσεις ή να διορθώσουμε κάτι
- να τυπώσουμε το έγγραφο
- να το στείλουμε με email σε κάποιον συνάδελφο
- ή να επισυνάψουμε σε αυτό κάποια άλλα έγγραφα ή ιστοσυνδέσμους
Πλεονεκτήματα
Είναι φανερό ότι το ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης ποιότητας πλεονεκτεί καταφανώς έναντι του παλιού χειρονακτικού και έντυπου για τους εξής λόγους:
- γινόμαστε φιλικοί προς το περιβάλλον διότι δεν τυπώνουμε χαρτιά πλέον (είναι θέμα επιλογής)
- κερδίζουμε εργασιακό χώρο αφού δεν υπάρχουν ογκώδεις βιβλιοθήκες με φακέλους
- έχουμε πρόσβαση για ενημέρωση ή συμμετοχή στο σύστημα από οποιοδήποτε μέρος του πλανήτη
- εκμηδενίζουμε τον χρόνο αναζήτησης αρχείων - εντύπων
- συνδέουμε με τρόπο αβίαστο όλα τα τεκμήρια που αφορούν μία συγκεκριμένη διαδικασία
- τεκμηριώνουμε πλήρως κάθε μας πρότυπη διαδικασία με την απαιτούμενη βιβλιογραφία ως συνημμένη
- παράγουμε αυτόματα όλα τα έγγραφα συχνής χρήσης (μετρήσεων, λιστών ελέγχου κλπ)
- επικοινωνούμε τάχιστα με όλα τα εμπλεκόμενα μέρη (συνάδελφοι, πελάτες, συνεργάτες)
- δείχνουμε στους πελάτες μας ότι δουλεύουμε οργανωμένα και αποτελεσματικά
- ελαχιστοποιούμε τα σφάλματα στις τελικές μας διαδικασίες, που επηρεάζουν σοβαρά τους πελάτες
- συλλαμβάνουμε τα γενόμενα εσωτερικά σφάλματα και τα διορθώνουμε χωρίς χρονοτριβές
- παρέχουμε οργανωμένα όλα τα τεκμήρια στους εξωτερικούς επιθεωρητές του συστήματος
Εμείς στην Kemioteko Engineering - Χατζηλιόντος Ι. Χριστόδουλος έχουμε την τεχνογνωσία, την όρεξη και την θέληση να σε βοηθήσουμε να κάνεις την πολυπόθητη μετάβαση από την γραφειοκρατία στην ηλεκτρονική διαχείριση.
Διάβασε επίσης:
Η Kemioteko Engineering δημιουργήθηκε ως απόσταγμα εμπειριών 14 ετών στην αδειοδότηση, κατασκευή και λειτουργία δημόσιων τεχνικών έργων και 8 ετών στο ελεύθερο επάγγελμα του μελετητή μηχανικού με εξειδίκευση στην αδειοδότηση και λειτουργία επιχειρήσεων. Αποστολή της Kemioteko Engineering - Χατζηλιόντος Ι. Χριστόδουλος είναι η δημιουργία πελατών, οπαδών της, βαθειά ικανοποιημένων, που θέλουν να κάνουν διαχρονικά τα σωστά πράγματα με τους κατάλληλους συνεργάτες.
Μητρώο Αξιολογητών ΓΓΕΤ- No 14856/95711/08-06-17
